Privacyverklaring

Inleiding

EFO Paardenverzekering is een onderlinge paardenverzekeraar. Iedereen die een paard bij ons verzekerd heeft, is automatisch lid van onze club. Wij willen onze leden helpen met passende verzekeringen, advies en tips, zodat ze zo optimaal mogelijk van hun passie voor paarden kunnen genieten.

In deze privacyverklaring informeren wij jou van wie wij persoonsgegevens verzamelen, welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij dat doen, voor welk doel wij deze gebruiken en met wie wij deze gegevens delen. Deze privacyverklaring bevat daarnaast belangrijke informatie over jouw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij adviseren je om deze privacyverklaring aandachtig door te lezen.

Wet- en regelgeving

Wij houden ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving , waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om. Dit betekent in ieder geval dat wij:

  • Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
  • Niet meer persoonsgegevens verwerken dan strikt noodzakelijk is voor de gestelde doeleinden;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens goed gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verstrekt;
  • Jou op de hoogte zullen stellen van jouw rechten en deze rechten zullen respecteren.

Daarnaast zijn wij lid van het Verbond van Verzekeraars en houden wij ons aan de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars. Deze gedragscode bepaalt welke gegevens verzekeraars mogen verwerken en op welke wijze dit moet worden gedaan. In de gedragscode zijn de algemene verplichtingen uit de Algemene verordening gegevensbescherming én de Nederlandse Uitvoeringswet AVG specifiek voor verzekeraars nader uitgewerkt. Deze gedragscode kan worden ingezien op de site www.verzekeraars.nl.

Jouw persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over jou. Je deelt persoonsgegevens met ons als je lid bij ons bent of als je contact met ons hebt. Het gaat dan niet alleen om jouw naam, telefoonnummer of een e-mailadres. Maar ook bijvoorbeeld om jouw bankrekeningnummer. Het gaat om alle gegevens die we met jou in verband kunnen brengen.

Deze gegevens hebben wij nodig om diensten aan je te verlenen, maar wij mogen deze alleen voor specifieke doelen verwerken. Wij leggen je graag uit wanneer en waarvoor jouw persoonsgegevens verwerkt worden:

Verwerking van jouw gegevens

Contactmomenten
Als je contact met ons opneemt, verwerken wij daarvan de gegevens zoals jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van het bericht. Wij gebruiken deze informatie om de communicatie te behandelen en daarop te reageren. Wanneer je bij ons lid bent, verwerken wij de communicatie in jouw dossier om je beter van dienst te kunnen zijn. De verwerkingsgrond hiervoor is het gerechtvaardigd belang. 

Offerte
Wanneer je een offerte bij ons aanvraagt, dan vragen wij om een aantal gegevens die wij gebruiken voor onze dienstverlening. De verwerkingsgrond hiervan is de noodzakelijkheid van verwerking van deze gegevens voor de uitvoering van een overeenkomst.

Verzekeringsaanvraag
Wanneer je een verzekering bij ons aanvraagt, dan vragen wij om een aantal gegevens die wij gebruiken voor onze dienstverlening, om jou als lid in ons systeem te registreren en voor het opmaken en beheren van jouw polis. De verwerkingsgrond hiervan is de noodzakelijkheid van verwerking van deze gegevens voor de uitvoering van een overeenkomst.

Schademeldingen en ziektekostendeclaraties
Wanneer je bij ons een schademelding of ziektekostendeclaratie wilt indienen, dan vragen wij om een aantal gegevens die wij gebruiken voor onze dienstverlening, het beoordelen van de claim en het uitkeren van een schadebedrag. 

Marketingactiviteiten
Wij respecteren de privacy van de bezoekers van onze website. Als je onze website bezoekt, verzamelen wij generieke bezoekgegeven en het IP-adres. Onze website maakt gebruik van cookies waarmee gegevens over jouw bezoek worden verzameld, die onder andere worden gebruikt om onze dienstverlening te verbeteren en ervoor te zorgen dat de inhoud van onze website relevant blijft.

Daarnaast maken wij gebruik van cookies van Google om statistieken te verzamelen over het gebruik van onze website. Hiermee kunnen we de website vervolgens verbeteren voor jouw gemak. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Jouw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. Voor meer informatie over de wijze waarop Google gebruik maakt van cookies, verwijzen we je naar de website.

Klachten 
Ook wanneer je een klacht bij ons indient, stellen wij een aantal vragen om jou zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. 

Het delen van gegevens

Wij verstrekken alleen persoonsgegevens aan derden als dit op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering. Het delen van jouw gegevens kan in de volgende gevallen voorkomen:

  1. Als de verzekering via een assurantiebemiddelaar loopt;
  2. Als er sprake is van een inschakeling van een bedrijf dat nodig is voor de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst zoals een taxateur, advocaat, herverzekeraar of incassobureau. Dit gaat gepaard met afspraken over de waarborging van je privacy.
  3. Wanneer dit uit een wettelijke verplichting voortvloeit.
  4. Wij maken gebruik van externe dienstverleners voor onze website, IT en klantendatabase. Deze externe dienstverleners worden beschouwd als verwerker omdat zij geen zelfstandige zeggenschap hebben over de persoonsgegevens die in het kader van de dienstverlening door EFO aan de dienstverlener ter beschikking wordt gesteld. EFO blijft in die situaties verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van jouw gegevens.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Afhankelijk van het soort gegevens, hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

De beveiliging van jouw gegevens

Artikel 5 van de AVG verplicht EFO Paardenverzekering als verwerkingsverantwoordelijke om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens tegen te gaan. De wijze waarop (persoons)gegevens worden beveiligd is afhankelijk van het soort gegevens, de wijze van opslag en verwerking van deze gegevens alsmede de onderkende risico’s.

Om ervoor te zorgen dat er niets misgaat  met jouw gegevens hebben wij de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen:

  • Onze IT (hard- en software) zijn optimaal beveiligd tegen virussen en cyberaanvallen;
  • Alle informatie wordt digitaal op persoonsniveau opgeslagen;
  • Ons kantoor en archief zijn optimaal beveiligd;
  • Wij hebben een informatiebeveiligingsbeleid en onze medewerkers zijn daarop getraind;
  • Alleen medewerkers die daarvoor geautoriseerd zijn, hebben toegang tot je gegevens;
  • Alle medewerkers hebben een eed of belofte afgelegd waarin zij beloven of verklaren zich te houden aan de wet- en regelgeving en gedragscodes en hierbij integer te zullen handelen.
  • Alle medewerkers zijn gebonden zich aan een geheimhoudingsverklaring ten aanzien van de persoonsgegevens te houden. De medewerkers zijn daarnaast bekend met het privacy beleid en de privacyverklaring.

Gaat er toch een keer iets mis? Dan komen we meteen in actie. Datalekken lossen we op en registreren we. Ernstige datalekken melden wij aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan jou als het nodig is.

Jouw rechten

Om een eerlijke verwerking van persoonsgegevens te waarborgen geeft de AVG jou als betrokkene diverse rechten. Wil je van één van jouw rechten gebruik maken? Stuur dan een ingevuld en ondertekend registratieformulier via een e-mail naar w.kedde@efo.nl of per post naar Turfschip 11, 8440 DM Heerenveen t.a.v. de heer W. Kedde, afdeling Compliance.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring zal soms gewijzigd worden. Dit kan komen door een wetswijziging of door bijvoorbeeld een rechtspraak. Wij raden je daarom aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken als je onze website bezoekt. Wij zullen je ook informeren over wijzigingen in deze privacyverklaring.

Klachten

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op. Dit kan via de mail naar w.kedde@efo.nl  of per post naar EFO Paardenverzekering, t.a.v. Wibo Kedde, Afdeling Compliance , Turfschip 11 8440 DM Heerenveen.

Wanneer wij jouw klacht ontvangen hebben, krijg je hiervan meteen een bevestiging. Wij kijken zo snel mogelijk naar jouw klacht en je kunt binnen twee weken een reactie van ons verwachten. Wij streven ernaar om onze leden zo goed mogelijk van dienst te zijn. Kunnen wij jou klacht direct oplossen? Dan doen we dat. Wanneer wij eerst extra informatie nodig hebben, nemen we contact met je op. Indien wij de door jouw gewenste uitkomst niet kunnen bieden, dan doen we ons uiterste best om dit met heldere communicatie toe te lichten.

Wij vinden het belangrijk dat jij het gevoel hebt dat wij jouw klacht goed hebben opgepakt. Ben je niet tevreden over onze aanpak of ons standpunt? Dan kun je jouw klacht ook nog voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens of telefonisch 088 -1805250.

Privacyverklaring voor het laatst aangepast op 9 april 2024

Heb je vragen over onze privacyverklaring?

Neem dan contact met ons op. Stuur een e-mail naar w.kedde@efo.nl of benader ons per post. Onze contactpersoon is Wibo Kedde van Afdeling Compliance. 

Bekijk al onze contactmogelijkheden